L’attente téléphonique fait partie des fonctionnalités du standard téléphonique, avec le serveur vocal interactif (SVI).
Pourquoi mettre en place une attente téléphonique dans son entreprise ?
L’attente téléphonique peut être utilisée lorsque :
- vous êtes occupé, et que vous ne pouvez pas répondre de suite à un appelant (l’attente téléphonique est alors appelée « prédécroché ») ;
- vous souhaitez parler à une autre personne : vous faites patienter le premier interlocuteur par une musique d’attente lorsque vous téléphonez à l’autre individu.
Votre attente téléphonique peut aussi être achetée avec un message pour votre répondeur téléphonique, où vous pourrez :
- signaler le nom de la société ;
- donner les horaires de disponibilité de l’entreprise ;
- laisser d’autres coordonnées, comme un mail ou un numéro de téléphone portable ;
- suggérer de laisser un message, que la société consultera lorsqu’elle sera disponible.
Musique d’attente ou message vocal ?
Il est important de bien choisir son attente téléphonique : elle peut énerver votre interlocuteur, l’impatienter ou pourrait nuire à l’image de votre société.
Vous aurez le choix entre :
- une musique d’attente, qui devra refléter l’image que vous voulez donner de votre entreprise : si c’est une jeune entreprise moderne, choisissez une musique dynamique ; si c’est une institution, sélectionnez une musique plus classique, etc. ;
- un message vocal répété, qui peut être accompagné d’un fond musical, par exemple « Nous vous demandons de patienter quelques instants, votre interlocuteur est en ligne. Si vous ne souhaitez pas attendre, vous pouvez contacter Mr/Mme X par email : [email protected] » ;
- la radio : c’est une bonne alternative entre la musique et un petit discours répété, puisque la radio est un mélange des deux ;
- l’actualité de l’entreprise : vous pouvez informer votre interlocuteur de salons auxquels vous assisterez, d’évènements que vous créez, des derniers produits que vous avez lancé, etc.
Prix et achat de l’attente téléphonique
Idéalement, faites appel à un professionnel de la télécommunication et production sonore. Vous trouverez de nombreuses sociétés spécialisées dans la conception d’attentes téléphoniques sur internet.
Faites attention si vous optez pour une musique d’attente : elle peut être protégée par des droits d’auteurs, qui seront alors gérés par la SACEM (Société des Auteurs, Compositeurs et Éditeurs de Musique).
Si la musique d’attente est protégée par la SACEM, vous devrez payer chaque année des droits d’auteur. Le prix varie suivant le nombre de postes qui bénéficieront de cette musique d’attente téléphonique. Vous pouvez connaître le montant exact sur le site de la SACEM.
Pour un message vocal enregistré, le prix dépendra du degré de personnalisation, de la durée de votre annonce ou du nombre de mots, mais aussi de la société à laquelle vous faites appel.
Certaines sociétés proposent la conception d’une attente téléphonique en moins de 24 h.