L’accueil physique et téléphonique est une fonction essentielle à l’entreprise, il s’agit du premier contact avec l’extérieur qui doit véhiculer une image positive de celle-ci.
Organisation de l’accueil physique et téléphonique
L’accueil physique et téléphonique est un poste stratégique au sein de toute entreprise qui permet de véhiculer une bonne image de celle-ci.
À travers cette notion d’accueil qui est la voix de l’entreprise, les correspondants se feront rapidement leur première impression quant à l’organisation interne de l’entreprise et au professionnalisme qui en découle.
L’accueil physique et téléphonique dans l’entreprise présente une importance essentielle afin :
- de donner une bonne première impression décisive aux interlocuteurs/visiteurs,
- de véhiculer une bonne image de l’entreprise par la qualité de son organisation.
Fonctions de cet accueil
Les personnes chargées de l’accueil physique et téléphonique des clients, des fournisseurs, des visiteurs ou partenaires : standardiste, hôtesse d’accueil, secrétaire, assistantes… doivent être polyvalentes afin :
- de traiter simultanément l’accueil téléphonique et celui des visiteurs,
- d’orienter efficacement les demandeurs,
- d’aiguiller les appels des correspondants,
- de réserver un accueil souriant et professionnel aux visiteurs,
- de maîtriser les techniques d’accueil et les bonnes pratiques
- de traiter rapidement les demandes,
- de gérer les situations difficiles.
Tarif d’un accueil physique téléphonique
Pour un accueil téléphonique en interne, vous devrez employer une standardiste hôtesse d’accueil qui se chargera des appels. Sa formation est vivement recommandée afin que le respect de votre image et de vos valeurs soit respecté à travers votre accueil téléphonique.
Vous devrez également investir dans un standard téléphonique, son prix varie suivant le type de standard et de ses fonctionnalités, le choix du modèle et du constructeur.