L’organisation de l’accueil téléphonique peut être externalisée : le télésecrétariat (ou secrétariat à distance) et la domiciliation téléphonique permettent aux entreprises et aux professionnels libéraux de confier la gestion de leurs appels téléphoniques à une société spécialisée.
Définition du télésecrétariat
Le télésecrétariat constitue l’ensemble des services de secrétariat effectués à distance par une société spécialisée pour le compte d’un client.
Le télésecrétariat permet ainsi aux entreprises de déléguer leur secrétariat vers un standard téléphonique où une télésecrétaire prendra en charge l’organisation de l’accueil téléphonique à distance pour le compte d’une personne ou d’une entreprise.
De nombreux services constituent le télésecrétariat
Les outils informatiques et de télécommunication modernes permettent un échange d’information entre le client et la télésecrétaire en temps réel. Grâce à cela, le télésecrétariat peut assurer :
- la permanence téléphonique,
- la relève de standard,
- la gestion d’agendas/prise de RDV,
- les tâches administratives/compte rendu…
Deux types de télésecrétariat : à domicile ou en centre d’appels
Le télésecrétariat peut être effectué :
- par une télésecrétaire à domicile,
- ou au sein d’un centre d’appels téléphoniques.
Le télésecrétariat peut également s’organiser de manière ponctuelle ou régulière.
Les avantages du télésecrétariat
Le télésecrétariat offre de nombreux avantages aux clients :
- une collaboration permanente ou ponctuelle,
- un service rapide, sécurisé et modulable,
- un tarif à la carte,
- l’entreprise peut se recentrer sur son activité principale,
- une bonne image de l’entreprise véhiculée,
- la fidélisation des clients,
- pas besoin d’embaucher une personne en cas de surcharge d’activité ou d’absence de son secrétariat,
- pas de charges sociales à payer,
- des compétences professionnelles à disposition,
- la possibilité pour l’entreprise de se voir attribuer un numéro spécifique (domiciliation téléphonique),
- aucun matériel à acheter,
- des formalités administratives réduites
Le télésecrétariat spécialisé : juridique et médical
Certaines professions libérales ont besoin d’un accueil téléphonique spécialisé à la place d’une secrétaire ou pour agrandir les plages horaires de leur secrétariat téléphonique : c’est le cas des cabinets d’avocats et des professionnels de santé.
Le télésecrétariat juridique et le télésecrétariat médical permettent :
- la gestion des agendas des médecins et des avocats,
- la réception des appels entrants,
- la prise de message ou le transfert d’appels importants lorsqu’ils sont en RDV ou en audience grâce à des logiciels spécialisés.
Ces structures de secrétariat offrent les mêmes services aux avocats et aux médecins qu’un télésecrétariat classique avec une télésecrétaire spécialisée dans leur domaine de compétence afin de proposer à leurs clients et/ou patients un accueil professionnel et personnalisé.
Tarifs du télésecrétariat
Si vous choisissez de faire appel à une société de télésecrétariat pour votre accueil téléphonique, vous devrez payer un abonnement, qui varie suivant les horaires que vous souhaitez appliquer et des services que vous souhaitez avoir.
Vous aurez alors le choix de souscrire un forfait à la demi-journée, à la semaine, au mois ou ben au nombre d’appels que vous envisagez de déléguer à votre prestataire. Si vous dépassez le nombre d’appels, un tarif de base sera appliqué par appel supplémentaire.