Le message d’accueil téléphonique tout comme la musique d’attente téléphonique permet de garantir à vos correspondants un accueil téléphonique efficace et professionnel.
Message d’accueil téléphonique : quelle utilité pour l’entreprise ?
Le message d’accueil téléphonique est un moyen d’accueillir ou de faire patienter vos interlocuteurs lors que la standardiste/hôtesse d’accueil est occupée.
Le message d’accueil téléphonique doit être clair et efficace, il peut :
- prendre en charge automatiquement et immédiatement tous les appels reçus,
- ou être diffusé au bout de la 3e ou 4e sonnerie.
Sa diffusion est essentielle pour accrocher les clients qui ne parviennent pas à vous joindre, de plus il permet :
- d’inciter à rappeler ultérieurement,
- de diffuser des informations importantes (horaires d’ouverture, activité de l’entreprise, numéro d’urgence…).
Le message d’accueil téléphonique peut être superposé à une musique d’attente téléphonique, vous pouvez y intégrer tous types d’informations :
- adresse de l’entreprise,
- site internet
- nom du chef d’entreprise…
2 types de message : prédécroché ou message d’absence
Deux sortes de message d’accueil téléphonique peuvent être diffusées :
- Le prédécroché permet de faire patienter vos clients lorsque la standardiste ne peut pas prendre l’appel immédiatement.
- Le message d’absence indiquera votre indisponibilité à traiter l’appel et sera diffusé en cas de saturations d’appels, en dehors des horaires d’ouverture ou pendant votre absence.
Comment choisir son message d’accueil ?
Pour concevoir votre message d’accueil téléphonique il est nécessaire de
- définir vos besoins,
- savoir ce que vous attendez de vos correspondants qui vous laisseront un message,
- définir l’impression que vous souhaitez dégager au 1er contact avec vos clients.
Pour personnaliser votre message d’accueil téléphonique, l’idéal est de faire appel à des sociétés spécialisées dans la télécommunication et la production sonore, vous pourrez ainsi personnaliser votre message d’accueil téléphonique et vous aurez un large choix de voix off.
Conception de votre message d’accueil téléphonique
Pour vous aider dans la réalisation de votre message d’accueil téléphonique, voici un guide qui vous facilitera la tâche :
- souhaitez la bienvenue à votre interlocuteur,
- assurez-lui d’être le bon correspondant par votre présentation,
- précisez le motif de votre absence,
- informez-le sur un autre moyen possible pour vous contacter,
- informez-le sur le moment auquel vous consulterez son message,
- incitez-le à vous laisser un message,
- donnez-lui la marche à suivre (après le bip vous disposez de 3 minutes…),
- engagez-vous à le rappeler rapidement,
- saluez-le.
Message d’accueil téléphonique : tarifs
Le prix de votre message d’accueil téléphonique dépendra du degré de personnalisation, de la durée de votre annonce ou du nombre de mots et de la société à laquelle vous faites appel.
Généralement, un forfait mensuel vous sera proposé afin de profiter de votre message d’accueil téléphonique sur la durée que vous souhaitez, ces forfaits s’échelonnent de 10 à 30 € par mois.