Le ou la standardiste hôtesse d’accueil est la personne qui s’occupe de l’accueil au téléphone au sein de l’entreprise, ses connaissances en matière de gestion des appels téléphoniques doivent être bonnes afin de proposer un service de qualité.
Qu’est-ce qu’une standardiste hôtesse d’accueil ?
La standardiste hôtesse d’accueil s’occupe des communications internes et externes de l’entreprise, elle est souvent le 1er contact des clients/partenaires de la société. Elle assure également un rôle d’information auprès du public.
La standardiste hôtesse d’accueil doit donc donner une impression positive pour refléter une bonne image de l’entreprise et assurer l’interface de l’entreprise avec l’extérieur.
Elle peut travailler :
- dans un bureau fermé où elle sera seule à son poste spécialement équipé d’un standard téléphonique,
- dans un lieu ouvert au public et dans ce cas elle assure à la fois l’accueil physique et téléphonique de l’entreprise.
Quelles sont les fonctions principales d’une standardiste ?
Les fonctions principales de la standardiste hôtesse d’accueil se résume à :
- établir les communications de l’entreprise,
- comprendre une demande afin de lui donner une suite efficace,
- orienter les appels au bon interlocuteur,
- filtrer les appels téléphoniques,
- s’exprimer de façon claire et concise,
- prendre les messages des clients/partenaires,
- gérer l’attente en cas de saturation des postes,
- réserver un accueil de qualité,
- maîtriser les fonctionnalités du standard téléphonique,
- informer les correspondants,
- mettre à jour la base de données téléphonique de l’entreprise.
De plus, certaines entreprises demanderont également à leur standardiste hôtesse d’accueil d’effectuer des tâches de secrétariat comme la gestion des agendas des collaborateurs, etc.
Standardiste : formation professionnelle
Aucune condition de diplôme n’est requise pour exercer le métier de standardiste hôtesse d’accueil cependant le niveau brevet des collèges est considéré comme le minimum à avoir.
Suivre des formations spécifiques est également recommandé afin de maîtriser :
- les techniques d’accueil au téléphone,
- l’utilisation d’un standard téléphonique.
Les emplois de standardistes hôtesses d’accueil ne manquent pas, la majorité des entreprises ont besoin de déléguer l’accueil téléphonique à une personne dédiée pour pouvoir se concentrer sur leur activité principale.
Pour être embauché plus facilement dans ce secteur et avoir une possibilité d’évolution par la suite, des qualifications professionnelles peuvent être demandées comme :
- le bac pro secrétariat,
- le bac pro accueil,
- le BP bureautique.
Certaines entreprises où les échanges internationaux sont fréquents auront besoin d’une standardiste ayant un diplôme de niveau bac + 2 et maîtrisant une à deux langues étrangères pour assurer l’accueil téléphonique en anglais ou dans une autre langue.
Dans le domaine public, le recrutement des standardistes hôtesses d’accueil se fait sur concours avec des niveaux de formation spécifiques à chaque poste.